沟通协调是办公室的一项重要工作。办公室处在单位领导之间，无论是参与政务、处理事务还是办理会议，都离不开办公室的大力沟通协调。新时代、新形势、新任务要求办公室必须以新的方法、新的思维来处理组织交给办公室的各项工作。所以，如何做好办公室的沟通协调工作的重要性是不言而喻了。

一、正确认识沟通协调工作的重要性是做好办公室工作的前提

沟通协调是指两人或两人以上的群体通过符号的相互交换而建立的关系，为实现共同的目的而把各项活动加以调节,并引导各组织机关之间和工作人员之间分工协作,相互配合,同步和谐地完成任务。在组织坐标中办公室就像两根数轴的交叉点,承担着各种指令和信息的落实执行、分解传输、综合反馈和联络沟通等职能。而办公室沟通协调工作是使办公室与外部人员的交流,领导与下属的感情联络，控制者与控制对象的纠偏工作能有目的、有秩序地协同配合行动。

1、沟通协调是使组织成为一个整体的“凝聚剂”

每个企业单位都由数人，数十人，甚至成千上万人组成，组织每天的活动也由许许多多的具体的工作所构成。由于个体的地位、利益和成长经历以及能力的不同，他们对组织目标的理解和掌握的信息也就不同，这也就使得各个体的目标有可能偏离组织的总体目标，甚至完全背道而驰。例如，目前就有些单位的办公室人员自身参与意识不强，主动沟通协调的思想淡漠，工作中以“不多事、不误事”的落后思想，简单的认为办公室无非是领导的“传声器”，组织材料的“勤务员”，这种思想恰恰与时代对办公室提出的管理事务、搞好服务等要求相背离。所以组织的总体目标在此类单位中根本是“墙上的门帘”。再者，任何事物整体与部分之间以及各个部分相互之间，都不可避免地要发生这样或那样的矛盾，现代组织机构尤其是如此。这就需要沟通协调使个体之间、部门之间、个体与部门之间互相交流意见，同意思想认识，自觉地协同配合各项工作的完成，从而保证组织目标的实现。

2、沟通协调是领导者激励下属，实现其职能的基本途径

    一个组织的领导者无论他有多么高超的领导艺术水平、多么有效的管理方法，他都必须将自己的意图和和想法告诉下属，并且要了解下属的想法。唐朝名相陆贽认为“上情不通于下，则人惑，下情不达于上，则群疑，疑则不纳其诚，惑则不从起令。”如何做到上级领导不疑部属，而部属不觉得困惑从而顺利地实现领导的职能？领导环境理论认为，领导者就是了解下属的愿望并为此而采取相应的行动，为满足这些愿望而拟订与实施各种方案的人，而下属就是从领导者身上看到了一种达到自己愿望或目的的人。这些“目的”、“看到”或“了解”，都需要沟通协调这个基本工具和途径，也只有这样才能使下属提高工作的积极性。所谓“知己知彼，百战不殆”，作为办公室人员只有充分认识了解领导者和沟通协调工作的重要性，才能将办公室的事做好。

二、准确把握沟通协调工作的核心是做好办公室工作的基础

沟通协调是通过平衡、调整和改善相关组织及其人员之间的关系，使其思想与行为由分散变为统一，由冲突变为合作，从而使组织系统发挥最优的整体性功能的一种管理方式。办公室沟通协调工作的目的主要是促进领导班子的团结，理顺决策机关、执行部门和基层单位之间的关系，同时增强决策的科学性和决策实施的穿透力，从而使组织上下一致，目标一致，行动统一，合力推动各项事业的顺利发展。具体是要突出抓好办公室的工作沟通协调与关系沟通协调两个方面：

1、工作沟通协调

第一、公文沟通协调，包括对外公文与对内公文的撰写和外来公文的处理工作，广泛征求各方面的意见完善公文内容，提高公文质量，为领导提供优质的智力服务，并根据领导的意见、决策或指示，办公室要综合、筛选各方材料交于领导阅览，以此减少领导的工作的压力，提高领导的工作效率。

第二、会议沟通协调，这是最常见的一种沟通协调方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是沟通协调会议的时间、地点、议题和决策的落实工作，避免“会议撞车”，保证会议达到预期的目的。通常情况下参加会议的人员较多，各方的意见发表后，与会者会“两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利”，会顾大局、识大体，一般不会在众多部门人员面前赤裸裸的要求自己的利益得到满足而弃他人于不顾。这样就容易结合实际情况讨论出合理的方案来解决矛盾。因此这种方法有利于解决情况比较复杂、各方矛盾比较尖锐的问题、比较敏感的问题。

第三、事务沟通协调。办公室的职能之一就是管理事务。把握“尺度”协助领导管理事务，使领导腾出更多的精力抓大事、抓要事。由于办公室工作琐碎且纷繁复杂，就使有的工作人员对其产生了不屑一顾的消极思想，认为这些是小事随便应付一下即可，还大言不惭地喊着“要就干大事，要么不干”。据说这种思想倾向在许多单位存在。对此，必须要引起办公室人员的高度重视。岂不知一屋不扫，何以扫天下的道理。万丈高楼平地起，有这种思想的秘书人员要及时纠正自己的工作观念，不要让时代的车子把你淘汰。另外办公室工作人员还要积极做好外事服务工作，努力提高接待水平，赢得各级领导和各届人士的理解与支持。

2、关系沟通协调

第一、领导关系的沟通协调。任何一个单位的领导者都有相应的职责权力。由于领导的阅历、经验、作风、气质不同，或者由于他们的认识、观察事物的角度、出发点不同，导致在处理具体的问题、形成某项决策时，往往会因一些不同的观点而出现矛盾。此时办公室人员就要及时沟通信息、协调关系，做好解释工作，消除分歧和误解，发挥好调节领导关系的“粘合剂”、“润滑剂”和领导决策的“催化剂”作用，增强领导班子的凝聚力、向心力和战斗力。切不可因过去那位领导对你有偏见就趁此机会从中挑拨离间，使单位关系紧张，影响了组织工作的正常运行。

第二、搞好部门之间的沟通协调工作。由于利益关系的调整，往往会引起部门之间工作的不和谐，从而影响领导决策的实施。办公室的主要任务就是把握动向，合理引导并沟通协调各方面的关系，促进部门间精诚合作，防止推委扯皮等不良现象发生。另外，在重大决策出台与实施前，办公室应及时向有关领导部门汇报，听取指示，做到既填补“盲区”又避免“撞车”，使领导部门之间的工作连接成一个整体，以促进组织整体工作目标的实现。

第三、内外关系的沟通协调。在办公室内部，办公室的负责人员应带好头搞好沟通协调工作，充分调动各方面的积极性处理好内部上下级、横向部门间、工作人员间的矛盾，实现内部信息畅通交流，创造一个团结协作、温暖和谐的内部人事环境。在处理外部关系时,办公室应辅助协调领导将全能型领导机构转变为有限型。改变过去无所不包、无所不能的传统习惯，坚持有所为，有所不为。凡是社会能自我调节、自我管理的事，上层领导组织就不必介入，减少上层领导组织不必要的负担。

第四、中心工作与其它工作关系的沟通协调。项目办公室工作千头万绪、纷繁复杂。办公室一定要有预见性，提前为领导提出活动预案，并协助领导处理好中心工作与其他工作的关系，突出重点、分清主次。不能眉毛胡子一把抓，没有重点、次重点与非重点的分别，最后搞的领导与下属都忙的疲惫不堪，积劳成疾。要学会“十个指头弹琴”，而且要十个指头都能应用自如，有“重音”与“轻音”之别。从而能让领导把主要的精力投入到重要工作中去，用放松与休闲大脑的时间来处理大量的一般性事务性的工作。 

三、建立良好正常的人际关系是做好沟通协调工作的纽带

办公室工作繁、杂、难。在工作中，如何在身处矛盾中而妥善的解决矛盾，做到当局者不迷，办公室的工作人员就必须要有良好正常的人际关系。试想如果有一个在整个组织中人际关系左右逢源，上下畅通，大家信任、尊重的办公室工作人员，那么沟通协调的目标就很容易达到了。所以，办公室工作人员在参与公司事务的同时还必须要建立良好的人际关系。具体就是要做好以下两个方面：

首先、要学会感情联络法。人非草木，孰能无情？ “感情投资是人际沟通中的润滑剂，掌握了感情投资的技巧可以大大提升我们的沟通能力。”感情投入有着其他方法难以达到的效果，它可以使工作人员之间相互理解和信任。从而树立起办公室人员自身的形象，建立起正常的人际关系，使办公室沟通协调工作的顺利实施。

其次，沉着冷静“不冲动”。有人说冲动是魔鬼，这一点也不假。人在冲动的情况中，就会丧失理智，思维混乱，做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作为办公室的工作人员冲动就会给组织造成难以估量的损失和灾难。这就要求他们遇事要有“海纳百川”的雅量，且能沉着冷静积极地理解对方，并用换位思考来考虑共同面临的问题，以求得相互理解、相互沟通目的一致的结果。 

最后，要抓住最佳的沟通协调时机。信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。沟通协调工作就是要把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓的“机”通常指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识与利用。在办公室的沟通协调工作中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的成果。如对“机”熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。“机”随时随地都在变化之中。高明的办公室工作人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机。得先机之利的工作人员不可忘记“见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！”机不可失，失不在来，要及时沟通，相机协调。

四、提高办公室人员的自身素质是做好沟通协调工作的基本保证

办公室的角色决定了其沟通协调工作面广量大，头绪繁多。加强自身素质修养，具有本职工作相适应的思想素质、理论水平和决策能力，是搞好沟通协调工作的基础。沟通协调之本，集中于办公室工作人员的基本素质，没有良好的素质连一般的工作做起来都会感到吃力，做沟通协调工作自然是力不从心。所以办公室工作人员必须充分认识自身素质的高低对办公室工作的重要性，正视自身素质的不足，有针对性地提高自己，充实自我。

搞好素质建设，首先要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素质，主要解决人的世界观、人生观和行为准则方面的问题。这是一个涉及政治方向、阶级立场及工作原则的问题。在办公室沟通协调工作中，德是第一位的，要求以沟通协调好组织的工作为重，以整个组织的利益为重。为此，要加强思想品德修养，提高政治素质，做德高才多之士。智，指的是科学文化素质。智力的强弱，与沟通协调的效果是成正比的。智是沟通协调工作的基础，多智才能多沟通协调，足智才能善沟通协调。才，指的是业务素质，也就是谋划的能力。有沟通协调之心，无沟通协调之才，只能是临渊羡鱼、望洋兴叹。

其次，要有不断创新的精神。创新是一个民族进步的灵魂，更不必说是一个单位了。办公室要有新的突破、新的发展与其工作人员的创新精神是分不开的。创新正是办公室工作的持久动力。如果办公室人员总是因循守旧、办事谨小慎微，不能突破陈规，放手去干，那么沟通协调工作也就无法有新的进展。

总之，搞好沟通协调工作既是提高办公室整体工作水平的一个基本前提，也是防止政令不通，避免单位工作被动的一个“法宝”。只有充分认识清楚了沟通协调工作的重要性，准确把握好沟通协调之“的”，真正掌握了沟通协调工作的艺术，诚心建立了良好正常的人际关系，切实提高了自身的素质，才能适应新世纪，新形势对办公室工作的要求，才能不断提高办公室的工作质量与水平，进而做好办公室的沟通协调工作。